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ERP項目

(實施計劃和技術規范書

西安啟源軟件技術有限責任公司



                                       啟源ERP項目實施計劃

整個ERP系統的實施計劃在210個工作日完成,力爭180個工作日。首先進行用戶的詳細需求調查,在此基礎上找出貴公司在管理流程、管理方法、管理制度上同ERP的差異,并提出差異的解決辦法,最后形成ERP項目最終的技術規范書,在技術規范書完成后,進入ERP的正式實施工作。ERP項目的實施,計劃分成三個階段完成:

第一階段、準備基礎數據,實現倉庫系統轉換

(1)時間:2個半月。若2011年2月15日開始實施,計劃2011年4月30日完成第一階段,實現倉庫切換。

(2)主要目標有下列幾條

①準備基礎數據,包括物料編碼、物料價格、倉庫掛卡和盤點。

②程序測試,ERP程序進行嚴格的測試,包括用戶特別要求也要在測試中向軟件供應商提出來。使程序達到緊密貼合企業實際狀況、用戶使用方便、各類查詢報表數據正確。

③確定ERP崗位,確定實際操作人員、落實管理制度、培訓用戶操作,達到用戶用模擬數據可以流暢的使用ERP系統的程度。

為了確保第一階段的順利執行,我們計劃分成4個小階段執行:

第一階段第1小段:布置物料編碼工作,對客戶培訓銷售、采購、倉庫部分的操作。

(1)時間:7天。

(2)主要任務如下:

①布置物料編碼工作。物料編碼工作由2部分組成,首先確認物料編碼原則,大約需要1周左右的時間,在物料編碼原則確定完之后,再開始物料編碼,集中物料編碼的時間約為1個月左右。物料編碼工作由技術部承擔,物料編碼原則的確認一般由技術部主任完成。

確定物料編碼原則的具體做法是:首先軟件供應商提供物料編碼原則本交給公司技術部門,由技術部主任組織人員討論物料編碼原則,經修改補充完善后,形成本公司的物料編碼原則本。

物料編碼的具體工作可由技術部主任分任務到給相關人員,各相關人員根據軟件公司提供的樣碼改造成本公司的編碼。

②建立客戶培訓的工作環境。該工作由軟件公司完成,計劃在2個工作日內完成。

③合同生命周期管理的程序操作培訓,2天完成。特別注意合同管理員的人員落實工作(目前企業在合同管理上比較薄弱)。注意缺件發貨、客戶提供產品、采購直發現場等特別情況的處理細節。

④售后服務管理的程序操作培訓,1天內完成。重點在三包件的發出和回收的管理上。

⑤進貨檢驗和成品檢驗部分的程序操作培訓,1天內完成。

⑥采購管理部分的程序操作培訓,2天內完成。

⑦倉庫部分的程序操作培訓,2天內完成。

⑧銷售、采購、倉庫部分所用屬性編碼字典的確認,2天內完成。

第一階段第2小段:倉庫完成物料編碼的核碼工作,培訓生產管理涉及到的程序操作。

(1)時間:5天。

(2)主要任務如下:

①布置倉庫核碼工作,要求倉庫在20-30個工作日內完成核碼工作。

②培訓投產計劃(也叫合同控制點計劃)部分的程序操作。

③培訓MRP計劃、采購計劃、零部件計劃、限額發料計劃部分的程序操作。

④培訓人事管理部分程序操作。

第一階段第3小段:建立物料基準價,培訓應收/應付及材料成本核算部分的程序操作。

(1)時間:5天。

(2)主要任務如下:

①對第一階段第2小段測試出來的問題,程序修改后進行復測。

②布置整理客戶信息、未完銷售合同信息,上述2項工作由合同管理員完成。布置整理供應商信息、采購合同條款信息,這2項工作由采購部完成。

③培訓應收/應付賬款部分的程序操作。

④培訓材料成本核算部分的程序操作。

⑤倉庫打印倉庫卡,為倉庫切換做好準備。

⑥確認應收/應付賬款、材料成本核算等方面所用的屬性編碼字典。

第一階段第4小段:倉庫盤點并切換到ERP系統中運行。

(1)時間:10天。實施人員在倉庫切換期間要有專人在現場指導。

(2)主要任務如下:

①布置倉庫盤點和倉庫切換工作。特別注意庫存物料的價格,對于有庫存沒有價格的物料,采購部門要大力配合找出價格。

②倉庫盤點,送盤點單,盤點單輸入完成后,進行倉庫結轉。

③對ERP系統所有上機用戶,分配權限。

④完成倉庫切換工作,總結第一階段的工作經驗和教訓。

第二階段、ERP生產系統全面上線運行。

(1)時間:2個月。2011年5月1日-2011年6月30日。

(2)主要目標有下列幾條

①PDM系統與ERP系統聯通。PDM系統能夠準確的向ERP系統傳遞工程設計數據。

②ERP系統的計劃部分全面上線運行,包括合同控制點計劃、物料需求計劃、采購計劃、零部件計劃和限額發料計劃。

③對于合同控制點計劃,能夠實現按照合同控制階段控制合同的進度;對于物料計劃,主要控制采購拖期、裝配缺件。

④采購系統全面上線運行,倉庫推行限額發料制度。

(3)主要任務如下

①確保期初數據準確。對于銷售來講,期初數據包括:客戶信息、未完合同等;對于采購系統,期初數據為供應商數據、未完采購合同;對于財務系統,期初數據為合同已發生的成本數據(材料成本)。

②銷售系統順利上線運行。包括合同生命周期和售后服務。本小段結束后,銷售系統達到實數據運行程度,銷售系統實施完畢。

③生產系統。包括下達合同控制點計劃、工程設計(簡易PDM)、物料計劃、采購計劃、采購過程、進貨檢驗、限額出庫、成品檢驗、成品入庫等全面上線運行。要求新合同嚴格按照流程執行,老合同可以不進行工程設計,但必須編制零散采購計劃、按零散方式限額出庫。

第三階段:確保應收/應付賬款及材料成本核算數據準確。

(1)時間:2個月。2011年7月1日-2011年8月31日。

(2)主要任務如下:

①應收/應付賬款系統,能夠實現月末結轉,能夠做到應收/應付賬款統計,賬齡分析。

②實際成本核算數據準確,能夠進行利潤分析、成本構成分析、成本差異分析。

(附件1全文完,本頁以下是空白)


附件2 ERP項目技術規范書

銷售管理

銷售管理含兩部分內容:合同生命周期管理、售后服務管理。

1.1 合同生命周期管理

銷售合同生命周期管理包括合同管理、成品入庫、開發貨通知單、成品出庫、開發票、收款等業務。

工作流程中需要特別說明的地方:

1、銷售合同審核。按照我們在同類企業的工作經驗,銷售合同審核分成商務審核和技術審核,商務審核一般由公司的法律顧問對合同條款進行審核。技術審核主要審核合同產品的技術方案能否實現,有無技術上的缺陷。還包括對合同交貨期進行評審,一般情況下主要對交貨期進行評審,打印出合同交貨期評審表,開會或通過會簽的方式進行:

(1)常規合同交貨期評審。指合同交貨期不緊張,在常規的許可范圍內,沒有技術上的難點。常規合同的合同控制點計劃(周計劃),由制造部計劃員編制,下達給各部門評審簽字。(先給出計劃表,再進行確認)

(2)會簽合同交貨期評審。一般指合同額較大,技術上有一些難度(或一些不確定因素),交貨期比較緊張的合同。需要制造部經理主持相關技術部門、采購部、裝配車間、品管部等部門主管,通過開會確定合同的控制點計劃。或者各部門對合同中的某些不確定因素提出意見或建議。

2、合同移交是指銷售部門合同管理員將合同文本給財務部門,合同的技術協議移交給技術部門。向制造部下達合同生產任務單,制造部編制投產計劃。

3、確認合同正式投料,合同管理員負責進行正式投料確認,由于正式投料沒有確認造成的產成品積壓或合同風險,由銷售部門承擔。

簽定的銷售合同要有一個確認合同正式投料的過程,一般情況下通過如下途徑確定合同正式投料

(1)合同預付款到齊才有可能確認合同正式投料。合同的預付款不到嚴格意義上講不能正式投料。對于沒有預付款的合同或預付款未到的重要合同,由主管領導批示后確認合同正式投料。合同正式投料在生產管理中有特別重要的意義,沒有正式投料的合同,只能進行工程設計,不能進行采購和生產,只有正式投料的合同才可以進行采購和生產。

(2)重新確認合同交貨期。確定合同正式投料,還有一層深層次的含義就是確定合同的準確交貨期,合同交貨期不確定不能正式投料,只能進行工程設計,這樣作的目的是避免合同產出后的成品積壓。

(3)合同的工程設計完成后,成本核算人員要進行設計成本審計(定額材料成本核算),審計通過后才可以進行合同的正式投料。

4、用發貨通知單作為成品出庫、發運的憑據。發貨通知單開出后,發運管理員憑發貨通知單確定發運方式,同運輸單位簽訂運輸合同。成品倉庫見到發貨通知單才能辦理出庫手續。

5、特別銷售合同的處理方式。包括:甲方未最終簽字蓋章的商務合同、有長期供貨協議的傳真合同、有償售后服務合同(備件合同)、物料銷售合同等。這些合同的處理方式如下:

(1)甲方未最終簽字蓋章的商務合同。指合同商務談判已經結束,由于甲方合同審批需要一段時間,合同交貨期較短。需要乙方提前進行工程設計或投料生產,一般情況下在有關領導的審批后,可以按照正常合同執行,輸入合同時,合同類型為“臨時合同”,等正式商務合同下達后,將合同類型改為“正式合同”。這種情況在省供電局、大客戶等地方容易出現。

(2)有長期供貨協議的傳真合同。一般公司要同甲方簽訂一個長期供貨協議,確認價格,然后客戶要貨時,按照協議價格以傳真件方式傳真給乙方,乙方以傳真件作為合同,輸入ERP系統,安排設計和投料。這類情況在元件銷售、設備安裝公司等地方容易出現。

(3)有償售后服務合同。一般指產品質保期結束后的有償服務,分成老產品改造和更換部分元器件兩種。

①老產品改造。在輸入合同時,合同清單處輸入“老產品改造”,把他看成是一種產品,進行工程設計、采購和裝配。同生產一種新產品的流程一樣。

②更換元器件。在輸入合同時,合同清單處輸入“采購物料一批”,把他看成是一種虛產品,同時再輸入合同時輸入甲方需要的物料清單,同時指明“配件合同標志”。這樣做便于核算有償服務合同的成本,也可以減少工程設計量(無需工程設計,輸入的物料清單就是工程設計的結果)。

(4)物料銷售合同。該銷售合同不是生產柜子,而是銷售一批物料(或為甲方代買物料),其處理方式類似有償服務合同中的更換元器件。

6、缺件發貨管理。缺件發貨現象在本行業存在(若本行業該現象不嚴重,則該流程可以不實施)。缺件發貨指由于種種原因(一般是為了保證交貨期),發貨時缺少一種或幾種外購物料或零部件就發運到現場的情況。缺件發貨的管理流程如下:

(1)由制造部填寫缺件發貨申請單。

(2)成品檢驗員確認缺件發貨是否成立(從技術上確認缺件發貨對產品質量是否造成本質上的影響)。

(3)由公司主管簽字,確認是否同意缺件發貨。

(4)由發貨管理員下達正式缺件發貨通知單,傳遞給售后服務人員,并對缺件進行跟蹤。

(5)缺件發貨的產品,在入庫時,要標示該成品有缺件,不能算完工產品(加工的定額工時可以給出,但歸集成本時缺少一塊,不能算成財務意義上的完工)。

(6)缺件的安裝歸到售后服務的工作范圍。售后服務人員憑缺件發貨通知單到倉庫領料,組織發貨并到現場安裝調試。若在缺件發貨管理中出現材料直發現場情況,由售后服務人員憑供應商的材料送貨單回廠后作邏輯上的入庫和出庫。

7、客戶來料管理。指由甲方購買再由乙方安裝的物料,也叫“顧客提供產品”或“甲備乙裝件”。其管理過程如下:

(1)工程設計人員在工程設計時,要標明哪些物料是“客戶來料”。

(2)計劃員作采購計劃時,打印出“客戶來料清單表”(含最遲到貨日期),交銷售部門的合同管理員。

(3)合同管理員通知銷售員按照“客戶來料清單表”上的最遲到貨日期向甲方催貨。

(4)“客戶來料”到公司后,由合同管理員辦理送檢手續,經進貨檢驗后入“客戶來料”倉庫(不能和正式倉庫混,因為“客戶來料”沒有價格)。

8、開票通知單。也叫開票申請單,其作為開銷售發票的依據。嚴格意義上講,只有發貨后才可以開銷售發票,為了滿足回款及客戶的特定需求(有些客戶要求有了發票才付預付款),也可以在正式合同簽定后就可以開銷售發票,開票通知單以銷售合同為依據。

合同管理員要對提前開銷售發票的銷售合同進行嚴密監控,嚴格壓縮提前開票的金額。當某個銷售員/銷售機構提前開票的金額高于銷售公司規定的額度時,有報警提示功能。合同管理員打印的報表有:銷售提前開票明細表/統計表、開票與回款分析表。提前開票通知單由公司銷售副總審批。

9、對合同協議收款時段的監控。特別是對發貨后收款時段,當合同交貨期將到時(例如提前5天),合同管理員就要進入監控合同準時發貨的工作程序。第一,同生產部門聯系,看產品能否準時完工,若生產部門確認不能準時完工,要求生產部門填寫合同拖期交貨申請單(并填寫預計交貨日期),經銷售部門確認后修改銷售合同收款協議中的階段時間(修改時段必須要有依據,同時甲方也得同意);另一種情況是產品不能準時完工而甲方非要按期發貨,進入缺件發貨的工作程序。第二,同銷售員聯系,看甲方是否同意準時發貨,若甲方需要推遲發貨(由于基建場地等原因),銷售員必須要有推遲發貨申請單(責任在甲方),經銷售部門確認后通知各相關部門,并修改銷售合同收款協議中的階段時間。第三,分析合同的準時交貨率(合同履約率分析表)和合同產成后占壓資金分析表。

10、對應收賬款的監控。銷售部, 門的回款管理員應定時(一般按月)打印銷售應收賬款明細表/統計表、賬齡分析表,并下達催款通知單。對長期欠款(例如1年以上),貨款管理員申請進入長期欠款管理程序(交由財務部專人追討),經審批后轉給財務部處理。月末打印出合同銷售應收與財務應收情況對照表

【程序功能】

1、客戶管理。主要功能如下:

(1)管理訂貨客戶、發貨客戶和收款客戶;

(2)維護客戶的靜態檔案信息,能夠查詢出客戶的動態檔案資料。包括客戶訂貨、發貨、開票、回款、售后服務、銷售報價等。

(3)查詢客戶應收賬款(銷售應收賬款和財務應收賬款),能進行客戶應收賬款帳齡分析。

(4)客戶對賬單。

2、合同管理。包括如下功能:

(1)輸入合同信息,包括:合同基本情況信息、收款協議、圖紙資料交接信息、交貨期變更信息、通電驗收信息等。

(2)合同統計分析。包括訂貨進度統計、交貨進度統計、合同市場分布情況統計、合同履約情況統計等。

(3)合同應收賬款查詢及賬齡分析。

(4)合同對賬單。

3、開票申請單管理。主要功能是編制開票申請單和控制提前開票合同的回款情況。

4、發貨通知單管理。主要功能有:

(1)編制發貨通知單,控制發貨流程,包括監控成品出庫情況等。

(2)缺件發貨管理,重點監控缺件發貨的執行過程。

5、回款管理。主要功能如下:

(1)回款分配到合同上。

(2)重點監控預付款、發貨款、質保金的到賬情況。

(3)向銷售員打印銷售欠款催收單。

(4)銷售收款預測。

1.2 售后服務管理



工作流程中需要特別說明的地方:

1、在銷售部門或品管部門設置售后服務管理員,記錄用戶投訴電話、收發有關售后服務的傳真等。

2、三包件的發出要申請,填寫三包件發出申請單。三包件發出申請單的審核由制造部計劃員完成,主要用于檢查是否需要采購,能否直接從倉庫中領取。三包件的出庫按照審批后的三包件發出申請單從倉庫中限額出庫。

3、回收回來的三包件要登記,不能回收的三包件要辦理現場報廢手續(品管部經理簽字),回收回來的三包件入待處理倉庫(不能入正式倉庫),三包件入待處理倉庫由品質部管理。

【工作難點】

    1、三包件發出時的審批和倉庫庫存資源的矛盾。主要表現為:三包件領用非常緊急,來不及審批,往往先打借條再回來補手續;另外,倉庫中有庫存,敢不敢發給售后服務人員。

(1)三包件的發出必須打印發出申請單。該單子的好處有:三包件發出有了依據,也便于審批;倉庫以三包件發出申請單為限額發料的依據,若沒有三包件發出申請單也不可能限額出庫;三包件發出申請單還作為倉庫補料的依據,審批三包件發出申請單時,就可以自動計算是否需要給倉庫補料。

售后服務人員以來不及填寫三包件發出申請單是不規范的,可能會造成一系列管理混亂問題,根據我們實施的企業,沒有一個企業因填寫三包件發出申請單而耽誤了售后服務時間。

(2)審批三包件發出申請單就是為了給倉庫補庫存。通過ERP計算后,有如下三種情況:

①倉庫有庫存,可以直接從倉庫領用。

②倉庫中有庫存,但該庫存是為其他合同采購的,可以先領用服務售后,再給倉庫補庫存。這時候也是直接從倉庫領用,但又下達了采購計劃補充庫存。

③倉庫沒有庫存,需要采購回來再領用。計劃員下達采購計劃,等待采購和入庫,入庫后通知售后服務人員, 來領用。

【程序功能】

1、輸入用戶投訴信息(客戶信息反饋單)、用戶投訴的處理意見及人員派工信息、售后服務完成情況信息等。

2、編制三包件發出申請單,并對三包件發出申請單的執行情況進行監控。

3、登記三包件回收情況。

4、產品質量情況分析。


生產計劃

    生產計劃分成兩部分:成品生產計劃及進度控制、物料計劃和物料控制。

2.1 成品生產計劃及進度控制

在本項目中,生產計劃以銷售合同或成批生產批次為對象,控制合同(或生產批次)的設計、采購、組裝、檢驗、發貨等關鍵點,目的是確保合同準時交貨。

【程序功能】

1、銷售合同交貨期評審,分成常規合同評審和會簽評審兩種。主要目的是形成成品生產計劃(合同控制點計劃)。

2、生產計劃的關鍵控制點為:完成交底時間、完成料單時間、電氣圖紙時間、銅排圖紙時間、柜體到貨時間、元件到貨時間、一次制作完成時間、二次制作完成時間、母排制作安裝時間、單柜檢驗時間、出廠檢驗完成時間、備件/資料時間、入庫時間、發貨日期等。具體采用怎樣的控制點,需要同企業商定。

3、若合同比較大,要根據企業的生產狀況分成若干個批次,生產控制按照批次控制進度。劃分生產計劃批次的原則如下:

(1)若合同有多個交貨期,最好一個交貨期一個批次,不同的交貨期給不同的批次。

(2)若一個合同有多種產品,最好一類產品一個批次。

(3)按裝配車間周轉批量給出批次。例如,若裝配車間的周轉批量為10臺,編制MPS計劃時也以10臺為一個生產批次。

4、每個關鍵控制點完成后,必須輸入完成記錄,否則生產計劃無法控制。要求如下:

(1)每個階段設計完成后,由審核人員輸入該階段完成標志。

(2)采購完成后,由計劃員使用ERP的“查詢采購計劃完成情況程序”,查看該生產批次的采購任務是否完成,結果由計劃員輸入采購階段完成標志,要求每天下班前完成該工作。

(3)成品裝配完成,車間將填有成品送檢單給質檢部和制造部(或生產部),由制造部專人完成輸入各工序的完成情況。

(4)成品檢驗以出具成品檢驗單為標示確認成品檢驗完工。

(5)成品發貨以開出發貨通知單確認成品發貨完工。


2.2 物料計劃和物料控制

工作流程中需要特別說明的地方:

1、計劃員是物料需求計劃員、采購計劃員、零部件計劃員、限額發料計劃員的統稱。實際上這幾個計劃也是同一個人完成的。

2、物料需求計劃的目的是計算出凈需求。專項物料的凈需求是根據BOM表、賬面庫存數、采購在途、應付未發數量決定的。通用物料的凈需求是根據庫存上下限決定的。

采購計劃是用于采購的物料凈需求計劃,按照生產批次(或銷售合同)進行合并。零部件的整體外協在ERP中稱之為外購,屬于采購計劃的范疇。

零部件計劃是用于零部件內部生產的物料凈需求計劃,按照生產批次(或銷售合同)進行合并。

限額發料計劃是產品需求計劃,嚴格按照BOM的數量生成限額發料計劃。按照成品生產批次匯總限額發料計劃。

3、確定合同正式投料。拿到合同后,可以進行工程設計,但不能進行正式投產,只有接到市場部正式的合同投料指令后,才可以編制物料需求計劃,下采購計劃和零部件生產計劃。

【工作難點】

1、限額發料計劃的下達時機。限額發料計劃下達不能太早(太早由于還沒有設計完,限額發料計劃的不確定性太大),也不能太晚(完了無法進行缺件分析,給倉庫備料造成困難),一般情況下,高壓產品在開始裝配的前7天下達,低壓產品在開始裝配的前5天下達。

限額發料計劃一定要在產品設計完成后再下達。

2、專項物料和通用物料的區分。企業首先要確認哪些是通用物料,通用物料按照庫存上下限來控制。在開關成套行業,銅母線、標準件、低價值的電器元件、輔助材料等一般定義成通用物料。

專項物料定義為產品用多少就買多少,不允許有庫存。但在實際運行中,由于設計變更等多種問題,專項物料也可能有庫存,在凈需求計劃的運算中也要考慮庫存、在途、應發未發等多種情況。

【程序功能】

1、編制物料凈需求計劃,包括專項物料凈需求計劃和通用物料凈需求計劃。

2、從凈需求計劃按照合同確認采購計劃,同時分配采購員和倉庫(一般采用默認值分配采購員和倉庫的方式,特別情況人工調整)。對采購合同的拖期進行控制,填寫拖期原因和預計到貨日期。

3、從凈需求計劃按照合同確認零部件計劃,同時分配采購員和倉庫(一般采用默認值分配采購員和倉庫的方式,特別情況人工調整)。對本廠生產的拖期進行控制,填寫拖期原因和預計到貨日期。

4、編制限額發料計劃。

5、按合同進行缺件報警。

采購管理

采購管理上接采購計劃,下接應付帳款,主要業務有采購任務分配、詢價比價、編制采購合同、打印送檢單、采購發票處理、編制付款通知單、應付帳款查詢等。

工作流程中需要特別說明的地方:

1、采購部要將物料采購的常用周期表分發到給銷售員、采購計劃員和工程設計人員,銷售員要根據主要物料的供貨周期確定合同的交貨期,避免簽訂根本無法正常交貨的合同;工程設計人員要根據采購周期表確定工程設計分次發布的次序;計劃員應盡量按采購周期提交采購物料清單表(采購計劃)。若計劃員認為采購周期過長或還可以找到采購周期更短的供應商,應同采購部協商或通過主管領導協調。也就是說要在采購計劃上標注采購周期和可能產生采購拖期的物料。

采購部負責對變化的采購周期表進行及時的修改,經審批后下發給采購員、計劃員和工程設計人員、銷售員。

2、采購合同的內審和外審,內審一般由采購部門自己審查,外審是指由價格管理員進行價格審核。外審有如下規定:如果有供應商簽定的采購協議,要帶上采購合同初稿和采購協議交審價員審價,若沒有采購協議,看采購的物料是否高于公司基準價,若高于基準價,則要有主管領導的特別批示。若是第一次采購的物料,則采購員要帶來采購詢價/比價表,經審價員核實后簽署審核意見。

在采購合同的外審制度沒有建立起來之前,可以只作內審。

3、若由于采購員的原因造成物料積壓和采購拖期,采購計劃員可以拖期問責單的形式追究采購員的責任。若由于采購計劃失誤,造成采購回來的物料積壓在倉庫,可以問責單的形式計算庫存占壓造成的損失。倉庫的3日缺件報警是正式警,采購員必須說明哪些物料可能拖期,預計什么時間能到貨,是什么原因拖期等。

4、對直發現場的采購物料的流程描述如下:

(1)采購員要求供應商在直發現場的同時,將直發現場的物料清單傳真給公司采購部。

(2)采購員接到供應商直發現場物料清單的傳真后,同現場安裝調試人員核實物料清單,采購員填寫送檢單,檢驗方式為“免檢”,送檢單備注標明“直發現場物料”字樣。直發現場物料的送檢單直接送倉庫賬管員。

(3)倉庫賬管員憑填有“免檢”字樣的送檢單生成入庫單,并同時作出庫單。

(4)若調試現場發現直發現場物料有質量問題,按車間退換貨手續辦理同供應商的換貨手續,并且補填寫進貨檢驗單及不合格品處置單。

5、送檢、進貨檢驗、入庫的過程。有如下幾個細節:

(1)采購員收貨和送檢。采購員收貨并填寫送檢單。

(2)進貨檢驗。進貨檢驗員送檢單后,首先清點要檢驗物料的品種及數量(有許多企業進貨檢驗員不清點要檢驗物料的品種/數量是不對的,這里面存在著責任問題),并且按照進貨檢驗的規程在現場進行檢驗,將檢驗記錄填寫在送檢單上。進貨檢驗完成后,在計算機中輸入檢驗記錄(計算機自動生成的質檢單號要手工填寫在送檢單上),然后將填有檢驗記錄的送檢單連同物料一齊送倉庫入庫。要入庫的數量必須是合格品的數量。

若有不合格品(包括讓步接收),進貨檢驗員要專門開出不合格品處置單給采購員,用于采購退貨、更換或讓步接收中的折價處理。

(3)倉庫配送員(倉管員)拿到進貨檢驗員填有進貨檢驗記錄的送檢單后,對照合格品的數量及品種入庫(上貨架、填寫倉庫卡),將入庫簽字后的進貨檢驗單交倉庫賬管員,倉庫賬管員在計算機上輸入入庫單。入庫單打印3聯,第1聯倉庫留底,第2聯送財務部應付賬款管理員,第3聯送給采購員,作為來采購發票后辦理付款手續的依據。

(4)采購員拿到倉庫的入庫單或進貨檢驗員的不合格品處置單后,入庫單要保管起來,作為以后供應商發票過來后辦理付款手續的依據。不合格品處置單作為向供應商退貨、更換、讓步接收折價處理的依據。同時不合格品處置單要放進供應商檔案。

6、采購發票處理。采購員拿到采購發票后,在兩個工作日內辦理完采購發票的報賬手續(采購發票報帳僅表示可以對供應商付款,什么時間付款根據付款通知單決定),辦理采購發票報帳的手續如下:

(1)采購員拿到采購發票后,要使用ERP的采購發票處理程序,建立采購發票同采購入庫單的對應關系(也就是計算機內部的采購發票明細),采購發票同入庫單的關系是多對多的關系。可以拆分采購入庫單上的數量,但不能拆分入庫單價。

(2)計算機內部的采購發票清單建立完成后,打印出采購發票同入庫單的對應關系表(ERP采購發票明細)。

(3)采購員將供應商的原始發票、入庫單、入庫單與采購發票的對應關系表整理在一起進行報帳審核。若發現某張入庫單只有一部分物料對應了采購發票,則該入庫單復印一份作為審核單據。

(4)采購發票的審核主要由采購部經理在打印出來的入庫單與采購發票的對應關系表上簽字后交財務部即可。財務部負責采購發票的會計在ERP上做最終審核(主要看簽字手續是否完整),形成采購應付賬款。采購發票審核后,ERP系統自動或手工核銷預付款。

(5)采購發票審核后,并不意味著要馬上付款,要付款必須根據采購付款通知單。

7、采購預付款申請單。主要用于必須有預付款才可以發貨的物料采購。采購預付款申請的流程如下:

(1)采購員必須按照采購訂單上的條款編制采購預付款申請單,打印出來后連同采購合同的復印件一齊進入采購預付款的審批手續。

(2)首先付款管理員進行審批,付款管理員在采購預付款申請單上簽字,然后經主管采購的公司副總審批后,到財務部進行審核付款。

(3)財務部經理拿到經各級領導審批后的預付款申請單后,在ERP上進行最終審核,然后根據公司的資金狀態交應付賬款管理員辦理付款手續。

(4)應付賬款管理員根據財務部經理正式審核后的預付款申請單,辦理付款手續,并把付款存根交采購員。同時在ERP上將付款數據分配給采購合同(訂單)。

8、采購付款通知單。采購員根據月度采購付款計劃(采購付款預算),編寫采購付款通知單,注明要付款的發票、付款時間、付款金額。然后對采購付款通知單進行審核(先采購部自己審、再提交公司主管領導審),審核完成后交財務部付款。財務部應付賬款管理員根據付款通知單上的付款時間及公司的財務狀況,決定付款的順序和時間。

9、進貨檢驗的多環節。對于某些物料,由于公司的檢驗手段有限,靠進貨檢驗很難把不合格的物料都檢出來,進貨檢驗可采用如下幾個環節進行:

(1)入庫前檢驗,主要是外觀檢驗和少量有檢驗手段的檢驗。

(2)生產過程的物料檢驗。例如在裝配過程中發現某些物料有問題或通電后技術指標達不到,可以按照生產過程中不合格物料的處理辦法執行(詳細內容見管理制度)。

(3)現場安裝過程中出現的物料質量問題,其處理方式同(2)。

【工作難點】

1、供應商的送貨單與采購合同對應不上。一般發生在一個供應商有多個采購合同,供應商送貨時不是按照采購合同送貨,還是把幾個采購合同同時送來,有時候是多個半截采購合同一齊送貨,造成采購員或倉庫收貨時搞不清楚,發生不必要的混亂。處理方法如下:供應商送貨時,送貨單要附本公司的采購合同,并且要求物料名稱、型號規格、計量單位要同采購合同一致(不能采購合同上是KG,送貨單變成了“噸”),嚴格約束供應商,這樣可以大大減少對單子的工作量。

2、供應商的采購發票按采購合同開,不允許1張發票上開多個合同,但可以1個采購合同開多個發票。

3、解決采購發票與入庫單“張冠李戴”現象。主要在于規范小供應商,最好杜絕這種情況。若不能完全杜絕,需要財務部在體外編制一張虛擬入庫單,ERP中要保持真實狀態。

【程序功能】

1、供應商管理:收集供應商的基本情況,對于有長期供貨關系的供應商,建立采購協議,供貨質量信息也對應到供應商檔案上,物料入庫、發票、付款等記錄也通過查詢供應商反映出來。

2、采購合同管理:根據已確定的采購計劃,向采購員分配采購任務,采購員根據采購任務的大小,供貨周期的長短,資金狀況等因素,確定供應商和采購合同,采購合同經價格評審后傳真給供應商。采購合同拖期,要填寫拖期原因和預計到貨日期。

3、采購送檢。物料到廠后,按照采購合同編制采購送檢單、由進貨檢驗員檢驗,合格后按采購合同上的價格入庫。

4、采購發票管理:收到供應商的采購發票后,從計算機上查出該供應商未開發票的所有入庫單,找出該發票所對應的物料入庫單,并在ERP中建立采購發票與入庫單的對應關系(ERP上的采購發票)。采購發票處理完成后,到財務部作采購發票掛賬(需要的單據有采購發票、原始入庫單等)。請注意,采購員拿到采購發票后,要馬上辦理采購發票處理手續,不能把發票壓在采購員手中,這樣財務部才能知道更準確的應付賬款數據。

5、采購付款。對于需要預付的供應商,根據采購合同編制預付款申請單,經審批后到財務部付款,對于不需要預付款的供應商,根據采購發票掛賬情況及企業的資金狀況,編制付款通知單。經審批后到財務部付款。

6、采購分析。包括供應商供貨周期分析、供貨質量分析、物料采購單價變動分析等。


4 倉庫管理


工作流程中需要特別說明的地方:

1、限額發料。根據限額發料計劃完成倉庫出庫。在限額出庫前,倉庫管理員根據限額領料計劃進行備料,在規定的發料日內將備齊的物料送到生產車間。在備料過程中,若發現缺料,可檢查該合同的采購計劃是否完成,若出現采購漏采情況,應立即發出急件采購計劃。允許一個限額發料單能幾次出庫,記錄每次的出庫數。對于不可分割的物料,生成車間暫存物料,車間暫存物料每月末盤點一次。

2、對于倉庫中的待處理商品,用建立待處理倉庫的辦法管理起來。待處理商品定義為不可用的商品(如退回來的三包件,檢驗不合格商品)。

3、在配送制下,倉庫入庫的操作過程為:

(1)配送員接收進貨檢驗單,實物上貨架,填寫倉庫卡,并在進貨檢驗單上簽字,將簽字的進貨檢驗單交倉庫賬管員在ERP上入賬。

(2)倉庫賬管員在ERP上編制入庫單并打印出來。

(3)入庫單送采購員和應付賬款管理員。

倉庫出庫的操作過程為:

(1)倉庫賬管員根據限額發料計劃打印出庫單。

(2)倉庫配送員根據出庫單從倉庫貨架上取貨并同時填寫倉庫卡。

(3)配送物料送車間,車間收料人在出庫單上簽字,車間留1聯出庫單。

(4)車間簽字后的出庫單交倉庫賬管員留底。

4、負出庫和負入庫。為了在管理概念中不引起混亂,特作如下規定:

    (1)采購的物料,由于質量問題或單據搞錯,需要退庫者,形成“負入庫單,表示從倉庫中出庫了。

(2)車間領料,由于種種原因需要退庫者,由于要回沖成本,形成“負出庫單”,表示物料入進倉庫。

(3)倉庫盤虧記為“正出庫單”,倉庫盤盈記為“負出庫單”。

5、欠料單

主要針對倉庫限額出庫時由于缺料而打印的欠料單,用欠料單跟蹤缺件。

6、已發應退單。

    由于設計變更的原因,已經發給車間的物料需要追回。一般由倉庫打印已發應退單,到車間進行追討,追回倉庫后,形成負限額出庫單,沖抵掉合同材料成本。

【程序功能】

1、入庫操作。用于處理正常入庫操作,記錄入庫物品的物品代碼、倉庫、數量、單價、供應商或車間、批號等信息,并打印入庫單。采購入庫的依據是采購合同。

2、出庫操作。用于處理正常出庫操作,記錄出庫物品的代碼、存放倉庫、出庫數量、單價、客戶代碼或領用部門、領料單號等信息,并打印出庫單。出庫的依據是限額領料單。

3、移庫操作。根據移庫申請單進行審批,然后進行出庫和入庫操作。

4、倉庫查詢。可進行正推或倒推流水帳查詢、庫存資金及庫存數量查詢,還可以進行倉庫的收撥存統計及常規的入出庫統計。

5、盤點管理。可編制盤點表、形成盤點數據和進行盤點盈虧處理。

6、倉庫結存管理。在月末倉庫盤點完成后或確認倉庫數據無誤后,進行倉庫結存處理,形成下月的期初數,這樣便于流水帳查詢。

7、倉庫屬性管理。用于錄入各倉庫中各物料的初始參數值,并可用來錄入某倉庫新增物料的初始值。

8、庫存上下限管理。用平均用量法確認通用物料庫存上下限。


質量管理

主要進行進貨檢驗和出廠檢驗兩方面的內容。

工作流程中需要特別說明的地方:

1、所有的入庫物料,均要有進貨檢驗(免檢物料除外),特別注意從車間、現場退庫的物料,也要作零散進貨檢驗。

2、對于車間及現場因質量問題要求退庫的物料,根據車間退庫申請單作補充進貨檢驗,單獨算一個批次,同供應商的質量檔案信息掛鏈。

請注意,為了區分正常的進貨檢驗和車間退庫檢驗,在檢驗單上設置檢驗單的類型,區分成(1進貨檢驗、2車間退貨檢驗、3現場退貨檢驗),統計批檢合格率時,車間退貨檢驗和現場退貨檢驗部不在其中。


【程序功能】

1、進貨檢驗管理管理進貨檢驗單、分析進貨物料的質量缺陷、向供應商提出整改措施、不合格品處置單要直接連接到供應商檔案上。

2、成品出廠檢驗管理。記錄出廠成品的檢驗記錄、分析質量缺陷、提出整改措施、記錄到裝配車間的質量檔案上。對于銷售過程中屬于“三包”服務的返修和報廢,還要記錄外部損失成本。

應收應付賬款管理

6.1 應收賬款

在應收賬款管理系統中,提出了財務應收賬款、銷售應收賬款的概念。財務應收賬款同財務部門的通常習慣一致,下面重點解釋銷售應收賬款。

銷售應收賬款,指按銷售合同中雙方約定協議收款時間計算出來的應收賬款。引入銷售應收賬款有如下好處:

(1)對分階段收款的銷售合同,使用銷售應收賬款的概念可以全面的反映應收賬款的實際情況,特別在催收欠款時有其獨特的功效。

(2)將預付款與質保金的管理全部納入銷售應收賬款的范疇,對其可以單獨設項管理,使應收賬款的管理更加細致化。

(3)引入銷售應收賬款的概念后,可以將財務應收的管理范圍拓展到銷售領域,管理工作更加精細化。

(4)便于開展銷售收款預測的工作。


應收賬款流程

工作流程中需要特別說明的地方:

1、嚴格意義上講,回款不僅要分配到合同上,也要分配到銷售發票上,否則財務應收賬款無法進行帳齡分析。在實際操作中,回款分配到發票上是ERP系統自動分配的,按照該合同所開發票的先后次序為原則進行。

【程序功能】

1、銷售合同收款協議管理。主要功能有合同生效確認、變更協議收款日期(對合同拖期后銷售收款協議的修改)、管理合同預付款和質保金。

2、收款數據登記。包括電匯單、轉帳支票、現金回款的登記;編制銷售回款通知單給銷售部門;銷售回款明細賬/統計表等。

3、收款數據分配。按銷售合同分配回款,形成銷售回款明細賬。

4, 、應收賬款分析。包括財務應收賬款分析明細表/統計表/賬齡分析表;銷售應收賬款分析明細表/統計表/賬齡分析表;

5、應收賬款催收。包括下達應收賬款催收通知單等功能。

6、銷售收款預測。根據銷售合同中的收款協議,預測未來可能的收款數據。


6.2 應付賬款

在應付賬款管理系統中,提出了財務應付賬款、采購應付賬款等概念。財務應付賬款同財務部門的通常習慣一致,下面重點解釋采購應付賬款。

采購應付賬款,對于采購來講,只要采購回來的物料按廠里規定的進貨檢驗標準進行進貨檢驗合格并已入倉庫,不論是否收到采購發票均視為采購應付賬款。引進采購應付賬款有如下好處:

(1)能夠反映采購業務中應付賬款的全貌,使用了采購應付賬款,相應的去掉了采購估價入庫的概念,使應付賬款的管理更加流暢。

(2)結合采購付款通知單的使用,可以進行應付賬款的資金預測。

(3)便于同供應商的對賬。

工作流程中需要特別說明的地方:

1、在審核采購發票時,若有預付款,ERP在審核采購發票時自動或手動核銷預付款。也就是把預付款轉為正式付款,沖抵財務應付賬款。

【程序功能】

1、采購發票處理。將收到的每筆采購發票與采購入庫單進行對應。

2、采購付款通知單管理。根據采購協議上的付款日期,編制采購付款通知單并通知財務部門進行付款。

3、采購付款管理。財務部門根據采購付款協議及廠里資金情況對物料供應商進行付款,并分配付款情況(即將每筆付款分配到采購發票上)。

4、應付賬款分析。包括財務應付賬款分析明細表/統計表/賬齡分析表;采購應付賬款分析明細表/統計表;

5、應付賬款對賬管理。主要完成與物料供應商的對賬管理功能。

成本核算

7.1 定額材料成本

定額成本核算流程

工作流程中需要特別說明的地方:

1、設計成本審計在合同定額成本計算完之后進行,同該合同的報價材料費進行比較分析,先進行總量審計,再進行差異審計。

2、物料基準價(材料基準價)的制定方法有三種:

①同供應商簽訂的協議價格;

②銅材緊盯期貨價;

③通過比價詢價程序審批的價格進入物料基準價。

【程序功能】

1、物料基準價管理。物料基準價也可以理解為計劃價,首先確定原材料的基準價,進而計算出零部件、產品方案、合同的基準價。確定原材料基準價的主要途徑如下:采購協議;對銅材、鋼材跟蹤期貨價,根據期貨價及時調整基準價。對零散物料要完整的價格審批手續,審批后確定為基準價。

2、合同定額成本計算。工程設計完成的合同,在下單采購或加工之前,要到成本中心進行定額成本計算,進而接受設計成本審計,主要進行總量審計和差異審計,對工程設計成本超銷售報價或有較大差異時,提醒工程設計人員重新進行優化設計或說明差異。在同類企業同推行設計成本審計的經驗告訴我們,這種成本控制手段非常行之有效。

    

7.2 實際材料成本

工作流程中需要特別說明的地方:

1、實際成本核算只核算主料和輔助材料成本。

2、完工合同實際成本轉出也非常重要。由于有缺件發貨現象,雖然發貨了,但缺件部分的實際成本還沒有發生,造成部分成本缺失,因此在已經實施過ERP的開關成套企業,生產部要有專人確認合同是否正式完工(缺件是否發完),打上該標記的合同,財務部門才可以轉出成本。還有一種情況也需要說明,由于柜子和母線橋架在發貨和安裝的不同步(一般情況下柜子在前,母線橋架在后),造成柜子實際成本轉出較晚,也影響對銷售員的業務考核。在許多企業,把這樣的合同劃分成2個子合同,柜子一個合同,母線橋架一個合同,分別進行實際成本核算。

3、按照目前程序的要求,輔助材料的成本歸集不是先歸集到主料出庫單上,而是按照確定好的主料成本計算卡分攤輔助材料,因此輔助材料成本分攤的前提條件是:主料成本歸集完并且審核過后才可以進行輔助材料成本分攤。輔助材料成本分攤的工作流程如下:


【程序功能】

1、實際成本核算。采用分批分攤成本的核算方法計算產成品(以合同為單位)的實際成本。材料費體現在出庫單上,輔料、外協加工費等按主料進行分攤。

2、完工成本審計。以完工的銷售合同為對象,比較實際成本和定額成本在材料上的差異,分析產生差異的原因。目的在于發現生產中的浪費。

3、成本分析。主要作如下方面的工作: 

(1)利潤分析。包括合同的定額利潤分析和合同的實際利潤分析。合同的定額利潤又分成合同定額毛利潤(合同定額材料費同合同額的比較)和定額利潤(合同定額成本同合同額的比較,本期只做到合同定額毛利潤);合同的實際利潤又分成合同毛利潤(合同實際材料費同合同額的比較)和純利潤(合同實際成本同合同額的比較,本期只做到合同毛利潤)。

(2)成本構成分析。主要用于分析構成成本的各主要元素在成本中所占的比例,主要進行實際成本構成分析。

(3)成本差異分析。主要做材料成本差異分析。完成三個方面工作:第一,銷售報價同定額成本的差異分析,在設計完成后來作,主要用于考查設計節約和定額成本微利和虧損合同的報警。第二,合同實際成本與合同定額成本差異分析,包括價差分析和量差分析,主要用于考查生產中的浪費和設計數據的準確性。價差分析考察的重點是基準價與實際價的差異,一方面便于控制物料的采購單價(前提假設是基準價是準確的),另一方面可以用他修正基準價(前提假設是采購價是真實的),量差分析主要考查材料領用上的浪費。第三,合同實際材料成本與報價的差異分析,合同完工后進行,主要是驗證報價是否準確。

人事管理

【程序功能】

主要用于管理職工的基本信息、個人簡歷、社會關系、勞務合同等個人檔案及日常的人事統計、分析等業務。

1、在職職工檔案管理。管理在職職工的檔案信息,包括員工基本情況、個人簡歷、社會關系、勞務合同、培訓記錄、培訓合同、獎勵及懲處等。員工職務晉升記錄體現在個人簡歷中。

2、員工培訓管理,包括培訓計劃、培訓合同、培訓記錄等內容。

3、人員變動管理。管理人員內部調動、退休、死亡、調出和離廠情況,分析離廠原因。

4、人員結構分析分析各類人員的構成情況,包括文化程度、年齡結構、崗位屬性、黨派構成等情況。

 (附件2正文完,本頁以下為空白)

 

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