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哈爾濱變壓器廠ERP項目順利驗收


時間:2008/10/4 17:53:57  點擊率:684  字號:

  經過雙方6個月的共同努力下,2008年5月在哈爾濱變壓器廠進行了HB-ERP項目的軟件驗收工作。整個驗收工作嚴謹、認真,經過測試,啟源軟件公司提供的ERP軟件達到了項目任務書的要求。企業通過推行ERP系統,提升了哈變的管理水平。

  以下是驗收報告的內容:

  一、工作成果描述

  通過ERP系統的實施,拉通了采購類物料管理這條主線,全套銷售業務上線運行、能夠在ERP中下達采購計劃和限額發料計劃、倉庫ERP系統投入正常運轉、能夠進行限額發料、整套采購業務全面上線運行、應收/應付賬款實現月末結轉、能夠計算施工單的材料成本。同時還實現了ERP軟件與新中大軟件的無縫集成。通過6個月的上線運行,達到了如下工作效果:

  1、企業在物料管理方面的標準化工作得到進一步的提升,規范了物料編碼、物料名稱及型號規格,形成了哈爾濱變壓器廠的材料手冊。在這方面廠里下了很大的功夫,組織設計、工藝、采購、生產等部門召開多次專題會議,逐一討論確定了材料的標準名稱和標注方法,全廠統一按照形成的材料手冊執行。實踐證明企業開展該項工作是很有必要的,效果是明顯的。

  2、在銷售管理中,ERP系統實現了銷售合同全生命周期的管理,使銷售報價、訂貨、下達生產任務、發貨、開銷售發票、回款、售后服務成為一個統一的有機體,能夠準確的按照合同收款協議細化應收款管理。

  (1)規范了銷售的業務管理流程,狠抓了以合同生命周期為主線的銷售過程管理,合同的定貨、交貨期的變更、銷售發票、發貨、回款、售后服務全部納入銷售合同管理檔案中,合同的執行狀態清晰、透明,很容易看出中間存在的問題。

  (2)狠抓了回款和收款預測,同時為了保證應收賬款數據的準確性,出臺了相應的管理制度,明確了崗位責任,對中間的過程進行了必要的監控,實踐證明效果是明顯的。

  (3)規范了發貨管理和成品倉庫,可以計算成品庫存積壓等,這些都使我公司的銷售管理流程更加優化。

  (4)使用定額系統提供產品材料明細方案進行銷售報價,能滿足銷售報價的要求。

  3、在物料采購上實現了對物料供應商基本情況、采購協議、進貨質量等方面的全面管理。建立了從采購計劃下達,到建立采購合同、采購送檢、進貨檢驗、入庫、采購發票處理、采購付款和預付款的管理體系,提高了采購管理的工作效率和可追溯性。系統提供了應收賬款預測分析、按供應商賒銷度控制采購付款及采購付款預算功能,若這方面實施到位,可使流動資金的運用更加科學。

  (1)使用ERP系統,改變了傳統的管理模式,增加了采購的送檢工作,使計劃、采購與倉庫上下游工序之間的監督更加有效和通暢。

  (2)規范了采購、進貨檢驗、入庫、處理采購發票、付款的業務流程,出臺了相應的管理制度,使采購業務更加規范。實踐證明這條業務流程是科學的、實用的和有效的。改變了以前手工管理的混亂局面。

  (3)采購的工作效率有了較大的提高,主要表現為:①采購計劃由工藝處(專用件)、生產處(通用物料)的計劃員提供,數據來源于工程設計,數據更加準確,分工明確;②編制采購合同來自于采購計劃,不用手工抄寫采購定單,大大提高了工作效率,同時還杜絕了由于采購員的原因造成的多采、漏采和庫存積壓;③嚴格按照采購合同收貨和送檢,杜絕了人情采購和收貨,對采購資金的使用更加合理。

  與同等規模的企業相比,我公司采購員人數是比較少的,采購員的工作效率相對來說還是比較高的。

  (4)將物料采購從事后控制變成了事前控制,使采購控制更加有效,審批手續得以簡化。在這種模式下,基本上杜絕了由于采購員個人原因(價格虛假與不實)造成的采購損失。

  (5)對付款及預付款的管理更加科學,可以進行付款預測,使財務部有效的運轉流動資金成為可能。

  4、在生產計劃方面,ERP系統完成合同控制點計劃、采購計劃和限額發料計劃,推行倉庫送料制度,體現了計劃的重要性,提前發現配套缺件問題,對縮短制造周期起到了積極的作用。

  (1)整個生產計劃流程運行的比較順利。完成了通用物料需求計劃、采購計劃、限額發料計劃的編制,大量的計劃數據運算讓計算機代替了,節省了大量的人力,ERP的優勢在這個方面得到充分的體現。

  (2)使用ERP編制采購計劃,采購的數量、品種得到保證,采購環節由于人為因素造成的采購損失被杜絕,采購成本也較低。

  5、在應收/應付帳款方面,建立了嚴密的應收/應付賬款管理制度,明確了財務應收與銷售應收,財務應付和采購應付的概念界定,使其更本質性的揭示了企業在應收/應付賬款上的管理規律,這樣作即符合會計管理制度又方便于銷售欠款的催收,同時完整的體現了企業在采購上的實際負債。

  6、建立了全廠統一的固定資產臺賬,對歷史遺留問題進行了清理。

  7、建立了全廠人事檔案管理。

  8、實現了ERP數據同新中大財務數據傳遞上的無縫連接。財務上需要的有關材料、付款、銷售方面的數據均從ERP系統中獲取,自動形成新中大的財務憑證。

  二、驗收測試情況

  從5月5日開始,各部門操作人員按照《哈爾濱變壓器廠ERP項目軟件驗收用戶測試意見表》的要求,將系統管理員分配給各操作人員的菜單上機操作并驗證程序的正確性,將測試意見按部門匯總填寫在用戶測試意見表中

  項目測試小組根據反饋的意見,與軟件開發商一起,對所提的問題逐個進行了處理。各相關部門測試人和部門負責人都在《哈爾濱變壓器廠ERP項目軟件驗收用戶測試意見表》中對存在問題處理的結果簽字認可。

  5月29號,組織了操作人員流程介紹和操作演示會,針對合同輸入、生產計劃、設計、工藝、采購、送檢、倉庫、發貨、付款、收款一個完整的項目,每個操作人員對自己的業務流程進行了介紹,演示了自己業務的操作。臧廠長、牛總等領導對演示的結果是滿意的,對ERP的工作給予了肯定和高度的評價。

  三、總體評價與驗收結論

  在臧廠長、牛總的親自領導、嚴格要求和各部門的大力配合下,每周有實施計劃和實施總結,按照實施進度計劃,整個項目還是比較成功的,倉庫轉換提前一個月實施。通過這一階段的實施,對倉庫實施了有效的管理,使得倉庫庫存數據保證準確;對應收賬款進行了按合同付款協議管理的細化;通過裝配車間實現倉庫物料配送,強化了計劃管理和計劃的執行。通過這一階段的實施,也暴露了企業過去長期積累的管理上薄弱環節:如應付賬款管理等。

  ERP項目一期工程的實施,為企業信息化工程奠定了堅實的基礎,廠里將在鞏固一期工程的基礎上適時開展ERP二期工程。同時對一期工程中暴露出來的問題進行認真的整改。在二期工程沒有開展之前,優先開展銷售報價審計、完工成本審計、虧損微利合同全面審計、采購拖期控制等關鍵業務的控制。

  驗收結論: 同意ERP項目一期工程軟件驗收。


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